18 regole per migliorare la gestione del tuo tempo

“Non dire che non hai abbastanza tempo. Hai esattamente lo stesso numero di ore al giorno che sono stati dati a Helen Keller, Pasteur, Michelangelo, Madre Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson e Albert Einstein “- H. Jackson Brown Jr.

Tempo

Un sacco di gente ha il mio stesso problema: vuole essere iperproduttiva. Passo tutta la mia giornata da una riunione all’altra, scrivo, telefono, compulso continuamente lo smartphone per leggere le email e corro da un ufficio all’altro.

Forse ho dei problemi seri, ma devo ammettere che sentire la pressione addosso mi dà piacere. Forse anche a te, caro procrastinatore cronico.

Essere sempre occupati significa sentirsi desiderati. Lavorare duro probabilmente ci illude che prima o poi il successo arriverà. Potrebbe anche essere vero, anche se io per primo mi rendo conto che spesso mi faccio rubare tempo da task inutili.

Il segreto è lavorare bene, non di più. Selezionare i task da fare, gestire bene il tempo (la risorsa più preziosa che abbiamo) e di conseguenza lo stress, equilibrando il tempo del lavoro con il riposo.

Se anche tu desideri giornate da 36 ore, probabilmente stai affrontando il problema dalla parte sbagliata. Ma tranquillo, il club dei cattivi gestore del proprio tempo è pieno di gente.

Ecco qualche regola che cercherò di seguire, che ho trovato su questo post e che potrebbe esserti utile anche a te. Magari io non ce la farò a seguirle, ma forse tu sì.

1. Completa i task più importanti per primi. Di solito tendo a lasciarli per ultimi, perché richiedono energie e concentrazione. E si sa, io sono un diesel. Peccato però che finisca per dedicare le mie migliore energie (quelle del mattino) ad attività poco importanti. Invece, fare le cose più importanti subito renderà la giornata quasi già finita, con un risultato portato a casa. Una sensazione che provo molto poco spesso.

2. Impara a dire di no. Cosa per nulla banale. Dire sì a tutto è ovviamente una cosa molto più facile. Per gestire bene il proprio tempo è necessario accettare solo gli impegni che siamo certi di poter onorare, o quelle attività che sono per noi davvero importanti.

3. Dormi almeno 7-8 ore. A volte sacrifico il sonno per il lavoro, illudendomi così di poter aumentare la produttività. Non è così: per dare il meglio corpo e mente hanno bisogno di riposo. Ho fatto riunioni importanti delle 9 con 2-3 ore di sonno: non sono andate proprio benissimo.

4. Concentrati sui task da fare. Chiudi tutti le finestre del browser, spegni i telefoni, trova un posto tranquillo dove lavorare. Concentrati su un task alla volta. Nient’altro deve esistere. Neanche Whatsapp.

5. Comincia presto. Resisti all’impulso di procrastinare. Non perdere tempo. Sei ancora lì??

6. Non farti trascinare in basso dai dettagli. Spesso perdo troppo tempo rispetto a quanto un task meriterebbe per affinare i dettagli. Siamo tutti un po’ troppo perfezionisti. Riduci il desiderio di controllare attentamente quello che è stato fatto, concentrati sul grosso e analizza il dettagli solo alla fine. Anche se so bene quanto quel dettaglio ti stia sulle balle.

7. Forma delle abitudini positive. Se fai una cosa bene, che ti dà piacere, trasformala in abitudine.

8. Sii responsabile con TV/internet/giochi. Twitter o la Playstation sono grandi sanguisughe di produttività. Sei consapevole di quanto tempo realmente stai perdendo?

9. Definisci un tempo limite per completare un task. Invece di dirti: “lavorerò a questo progetto finché non sarà finito”, pensa “lavorerà su questo progetto per 3 ore”. Il limite di tempo ti costringerà ad essere più focalizzato ed efficiente.

10. Lascia un tempo di cuscinetto tra un task e l’altro. Aiuta a recuperare energie mentali.

11. Non pensare a tutta la tua to-do list. Non farti prendere dal panico pensando a tutte le decine di cose che devi fare. Pensare a quanto sia lunga la tua to-do list non ti renderà più facile il compito. Concentrati su un task alla volta.

12. Fai sport e mangia salutare. Esattamente come le ore di sonno, l’esercizio fisico ed il cibo aiutano l’efficienza mentale e fisica.

13. Fai meno cose. Sì, hai capito bene. Scegli quelle a valore aggiunto e lascia perdere completamente le altre.

14 Lavora (poco) nel weekend. Hai capito bene anche stavolta. Lavoricchiare nel weekennd ti aiuta a ridurre il carico di lavoro durante la settimana. Bastano 2-4 ore.

15. Organizza il più possibile. Tieni in ordine più che puoi. Crea un sistema di archiviazione. Disiscriviti dalle newsletter poco interessanti. Cerca di andare sempre dritto al punto.

16. Recupera tempo durante i “tempi morti”. Quando fai la fila, nelle sale d’aspetto, in metropolitana, sul tapis roulant in palestra, sono circostanze dove poter leggere e studiare. Del resto, avresti di meglio da fare?

17. Raggruppa task simili assieme. Spesso abbiamo compiti simili da svolgere. Ordina i task per similarità ed esegui gli stessi compiti in momenti ravvicinanti, evitando cambi continui di contesto.

18. Se devi ricordarti solo uno dei consigli elencati, ricorda questo: il divertimento è l’unico obiettivo da raggiungere sul lavoro.

Cerca di capire come divertirti mentre lavori e di lavorare mentre ti diverti. Gli impegni dovrebbero essere presi in funzione dei propri desideri. Sii curioso, aperto alle opportunità. Coltiva le tue passioni. Conosci te stesso, le tue risorse ed i tuoi limiti.

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